Siete Pasos para dar Feedback Efectivo

El primer paso es pedir permiso. Es muy importante que trabajes en ganarte el derecho. No sirve forzarlo. No debemos fumigar la posibilidad de tener este tipo de intercambios. Si lo hacemos con torpeza, se clausura la escucha, perdemos la capacidad de influencia sobre nuestro equipo y colapsaría nuestro liderazgo. Conviene explicitar el propósito de la conversación (ej. mejorar la manera como trabajamos juntos, contribuir al logro de los objetivos que nos hemos propuesto, limpiar el espacio y cualquier conflicto que puede haber en la relación, etc.).
 

El segundo paso es crear un contexto. Con esto me refiero a traer a la conversación aquello de positivo de su desempeño, sus fortalezas. Y si no tenemos nada bueno para decir, es porque no estamos listos para está conversación. Así que papel y lápiz y nos tomamos otra semana para anotar lo bueno. Debemos ser fuente de una guardia baja y una escucha plena: así luce la confianza.
 

Sería acertado abrir la conversación con aquello de positivo que tiene nuestra relación con el otro y su desempeño. Procuremos que se sienta honesto. Dar feedback es como una operación quirurgica: Vamos a “violentar” el cuerpo para traer un desempeño mayor, peor no podemos someter a la persona a una intervención quirúrgica sin asegurarnos primero que su cuerpo este lo suficientemente fuerte como para resistirlo.
 

El tercer paso es dejar en claro que siempre los resultados son compartidos. Que estamos juntos en esto. Para hacerla corta, si la persona no rinde es porque no renidmos. Asumamos que tendríamos que haber tenido más de estas instancias o de haber tomado otro tipo de decisión hace tiempo. Si está en el equipo, el resultado es compartido. Seamos explícitos en está corresponsabilidad. Y que se sienta más como juntos no lo hicimos y juntos lo resolvemos.
 

Les dejo una representemos grafica de esto último que les permitirá entender mejor este punto:
 

Como se puede ver en la formula pusimos en relación dos terminos. En la parte superior está nuestro reporte y abajo nosotros. Lo que ellos entienden de lo que deben hacer está en relación a qué tan claros hayamos sido en transmitir nuestras expetativas. De la misma manera su motivación y sus competencias están en relación con el contexto y clima laboral que nosotros estemos generando como lideres por un lado y la calidad de los entrenamientos que le estemos generando al equipo. Así es que como verán los resultados son compartidos.
 

El cuarto paso es aquello por lo que estamos acá. Es la retroalimentación propiamente dicha. Muchas veces inauguro esa conversación indagando primero cómo llegamos a este espacio. ¿cómo estás? ¿Cómo están tus ganas, tu motivación en general? ¿Hay algo que te preocupe? Pero acá es cuando estaremos entregando el jucio concreto. Una buena forma de hacerlo es: apoyarse más en juicios que en hechos. Aclaro, una retroalimentación indeludiblemente se trata de entregar un juicio, pero el tema acá es cómo lo hagamos. Nuestro compromiso debe ser con lograr convertir está instancia constructiva… y nadie aprende si se siente criticado. Entonces lo que podemos hacer es:
 

1. elijamos 2-3 hechos concretos que apunten en la dirección de la interpretación que queremos entregarle a nuestro reporte
    

2. Al referirnos a ello, digamos algo como: “He notado que…
    

3. ahora si podremos encabezar un juicio de un modo amistoso y condicional diciendo: “quizas…” o “Esto me invita a pensar que…”
    

4. Validemos estar en una versión similar de los hechos, busquemos establecer esta base segura…
    

El quinto paso es ahora sí entender que es lo que está pasando, dónde está el gap. Está en la motivación, la comunicación, en las competencias o en más de unas.
 

Sexto paso establecer que acciones deberíamos llevar a cabo para que los resultados sean los que están espaerando.
 

Y por último el septimo paso es probablemente el más importante de todos, es sentar un compromiso efectivo. Para ello es importante ser claro en ¿cómo se verá el resultado? ¿cuándo podemos esperar que ocurra? ¿Qué necesita de nuestro lado para ello? ¿Qué más podemos hacer y a quién más podríamos invitar a qué colabore? Y fundamentalmente quién tenemos que ser y quien tenemos que dejar de ser para esto ocurra? No podemos quedarnos en “te prometo que lo voy a intentar o voy a hacer todo lo posible” debe ser “lo voy a hacer y para ello necesito de esto y esto para asegurarme de que así sea”